Pracodawca w dobie koronowirusa – praktyczny poradnik

Szanowni Przedsiębiorcy,

Zagrożenie, jakie niesie ze sobą rozprzestrzenianie się koronawirusa oraz wejście w życie Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej również: KoronawirusU), jak również Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego, następnie zaś Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii, mają ogromny wpływ na sytuację zarówno pracodawców jak i pracowników, stawiają przed nimi nowe wyzwania oraz są źródłem licznych wątpliwości dotyczących interpretacji przepisów prawa.

Poniżej przedstawiamy praktyczny poradnik zawierający odpowiedzi na pytania najczęściej kierowane do naszej kancelarii przez pracodawców w tym szczególnym okresie.

* * *

 

1. Czy pracownik musi wyrazić zgodę na wykonywanie pracy zdalnej?

NIE. Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych przewiduje, że pracodawca może, w celu przeciwdziałania COVID-19, polecić pracownikowi w drodze polecenia służbowego wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy zdalnej (art. 3). Zgoda pracownika nie jest wymagana. Pracodawca nie musi również uzgadniać tego zbiorowo z przedstawicielami pracowników. W każdej chwili pracodawca może również takie polecenie „cofnąć”i wezwać pracownika do wykonywania pracy w zakładzie pracy lub w innym miejscu pracy, wskazanym w umowie o pracę.

 

2. Czy pracodawca może skierować do pracy zdalnej pracownika objętego kwarantanną?

NIE. Pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej jedynie pracownikowi zdolnemu do pracy. Pracownik objęty kwarantanną (na podstawie decyzji inspektora sanitarnego) traktowany jest jako osoba niezdolna do pracy nawet, jeśli nie zachoruje. W czasie kwarantanny pracodawca nie powinien zatem zlecać pracownikowi pracy zdalnej.

 

3. Czy pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej innego rodzaju, niż określonej w umowie o pracę?

NIE. Pracodawca może skierować pracownika wyłącznie do pracy określonej w umowie o pracę. Nie można polecić pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, jeśli charakter jego pracy to wyklucza (kierowca, kasjer). Z uwagi na szczególny charakter przepisu art. 3 ustawy wyłączona jest również przewidziana w art. 42 § 4 Kodeksu pracy możliwość powierzenia pracownikowi pracy zdalnej innego rodzaju, niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

 

4. W jakiej formie pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej?

W JAKIEJKOLWIEK FORMIE. Przepis nie wymaga zastosowania szczególnej formy w tym zakresie. Pracodawca może zatem wydać pracownikowi polecenie wykonywania pracy zdalnej w np. ustnie, pisemnie, telefonicznie, mailowo. Warto jednak zastosować formę, dzięki której pracodawca będzie mógł udowodnić wydanie pracownikowi takiego polecenia.

 

5. Czy pracodawca może wydać pracownikowi, który wykonuje pracę zdalną, polecenie pracy w godzinach nadliczbowych oraz pełnienia dyżurów?

TAK. Pracodawca nadal będzie miał możliwość wydawania takich poleceń, zaś rekompensata tej pracy będzie podlegała ogólnym zasadom wynikającym z Kodeksu pracy lub ewentualnie przepisów odrębnych, np. Ustawy o pracownikach samorządowych (Marek Rotkiewicz, Prawa i obowiązki pracodawcy a koronawirus, dostępny online: www.legalis.pl; data wizyty: [2020-03-26]).

 

6. Czy pracodawca ma obowiązek zapłaty wynagrodzenia pracownikowi, który faktycznie nie wykonuje pracy zdalnej ze względu na ogólne spowolnienie lub czasowe zaprzestanie wykonywania pracy przez np. na brak dokonywania zamówień przez kontrahentów pracodawcy?

TAK. Taką sytuację, zgodnie z oficjalnym stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy, należy uznać za przeszkodę w wykonywaniu przez pracownika pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy, tj. przestój, za który przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

 

7. Czy w związku z czasowym zaprzestaniem funkcjonowania przedsiębiorstwa w związku z epidemią koronawirusa pracownikom należy się wynagrodzenie?

TAK. Zaprzestanie funkcjonowania przedsiębiorstwa w związku z epidemią koronawirusa uznaje się za przestój, tj. przyczynę dotyczącą pracodawcy, zaś w świetle art. 81 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Przyjęty przez Radę Ministrów projekt tzw. tarczy antykryzysowej zawiera jednak rozwiązania pomocowe dla przedsiębiorców, obejmujące dofinansowanie do wynagrodzeń ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w okresie przestoju ekonomicznego w przypadku spadku obrotów gospodarczych w następstwie epidemii koronawirusa.

 

8. Czy w związku z pogorszeniem się kondycji finansowej przedsiębiorstwa wywołanym epidemią koronawirusa pracodawca może obniżyć wynagrodzenia pracownikom?

TAK. Musi zrobić to jednak zgodnie z prawem, bowiem wynagrodzenie podlega szczególnej ochronie na gruncie prawa pracy, a jego obniżenie nie może być skutkiem jednostronnej decyzji pracodawcy. Istnieje w tym zakresie kilka możliwości:

  1. Obniżenie wynagrodzenia za porozumieniem stron na mocy indywidualnych ustaleń z pracownikami. Porozumienie to wymaga zgodnego oświadczenia woli obu stron umowy o pracę i może dotyczyć każdego rodzaju umowy o pracę. Co do zasady powinno ono przybrać formę aneksu do dotychczas obowiązującej umowy o pracę oraz określać warunki płacy, które ulegną zmianie, jak również datę, od której nowe warunki płacy wejdą w życie oraz ewentualnie datę, do której przedmiotowe porozumienie będzie obowiązywało. W praktyce takie porozumienie może przybrać nawet postać ustnych uzgodnień, jednak ze względów dowodowych rekomendujemy zawieranie go w formie pisemnej. Należy pamiętać, że w wyniku przedmiotowego porozumienia wynagrodzenie pracownika nie może zostać obniżone poniżej kwoty dopowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę.
  2. Wypowiedzenie zmieniające. W przypadku braku akceptacji przez pracownika obniżki wynagrodzenia i zawarcia odpowiedniego porozumienia, pracodawca może obniżyć mu wynagrodzenie w drodze wypowiedzenia zmieniającego, które polega na zaproponowaniu pracownikowi na piśmie nowych warunków (art. 42 § 2 Kodeksu pracy). W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Pracownik musi złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków przed upływem połowy okresu wypowiedzenia. Jeśli tego nie zrobi lub spóźni się ze złożeniem takiego oświadczenia, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. Podkreślenia wymaga jednak, że pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. Należy pamiętać, że do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się przepisy dotyczące wypowiedzenia umowy o pracę (art. 42 § 1 Kodeksu pracy). Oznacza to, że pracownikom zatrudnionym na czas nieokreślony pracodawca ma obowiązek podać przyczynę wypowiedzenia warunków płacy. Przyczyna ta musi być konkretna, rzeczywista i zrozumiała dla pracownika.
  3. Porozumienia kryzysowe zawierane, gdy jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy, zwykle w celu utrzymania się pracodawcy na rynku i uniknięcia zwolnień grupowych. Ich wejście w życie nie wymaga dokonywania przez pracodawcę wypowiedzeń zmieniających. Zmiana warunków pracy i płacy na skutek zawarcia porozumień kryzysowych następuje zatem z chwilą ich wejścia w życie. Datę wejścia porozumienia w życie strony mogą zaś określić w jego treści. Okres obowiązywania porozumień kryzysowych musi być ograniczony, a jego długość strony powinny określić w treści porozumienia. Zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy nie może trwać dłużej niż przez okres 3 lat. Pracodawca powinien przekazać porozumienia właściwemu inspektorowi pracy (Monika Latos-Miłkowska, Porozumienia kryzysowe w prawie pracy, www.lex.pl; data wizyty: [2020-03-26]).
    1. Porozumienie o zawieszeniu stosowania zakładowych przepisów prawa pracy (art. 91. Kodeksu pracy). Nie ingeruje bezpośrednio w treść umów o pracę. Zawiera je pracodawca i reprezentująca pracowników zakładowa organizacja związkowa, a jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, porozumienie zawiera pracodawca i przedstawicielstwo pracowników wyłonione w trybie przyjętym u tego pracodawcy. Możliwość zawarcia takiego porozumienia dotyczy każdego pracodawcy, bez względu na wielkość zatrudnienia. W praktyce będzie to jednak dotyczyło tych pracodawców, u których obowiązują takie źródła prawa pracy jak regulaminy czy inne porozumienia zbiorowe oparte na ustawie – te bowiem mogą być przedmiotem zawieszenia. Porozumienie, o którym mowa w art. 91 Kodeksu pracy, jest zawierane przede wszystkim u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Porozumienie może zawieszać stosowanie w całości lub w części regulaminów (w tym wynagradzania), statutów i innych porozumień zbiorowych opartych na ustawie, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Przykładowo, porozumienie może dotyczyć zawieszenia zawartego w regulaminie wynagradzania obowiązującego u danego pracodawcy bardzo korzystnych stawek dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wskutek zawarcia porozumienia, w zakresie w nim określonym, do pracowników nie stosuje się z mocy prawa wynikających z zawieszonego aktu warunków umów o pracę (Monika Latos-Miłkowska, Porozumienia kryzysowe w prawie pracy, www.lex.pl; data wizyty: [2020-03-26]);
    2. Porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę (art. 231a § 1 Kodeksu pracy). Ingeruje bezpośrednio w treść umów o pracę. Zmiana wynagrodzenia następuje tu mocy porozumienia zawartego przez pracodawcę z organizacją związkową bądź przedstawicielstwem pracowników, a zatem bez konieczności dokonywania przez pracodawcę indywidualnych ustaleń z każdym pracownikiem. Porozumienie takie może zawrzeć pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy lub każdy zatrudniający mniej niż 20 pracowników. Przedmiotem porozumienia mogą być jednak tylko postanowienia umowy o pracę, które zostały uzgodnione przez same strony umowy o pracę. Nie będą natomiast ulegać zawieszeniu te składniki treści umowy o pracę, które wynikają z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy. W przypadku wynagrodzenia oznacza to, że w wyniku zawarcia porozumienia nie może być ono obniżone poniżej kwoty dopowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę (Monika Latos-Miłkowska, Porozumienia kryzysowe w prawie pracy, www.lex.pl; data wizyty: [2020-03-26]).

 

9. Czy pracodawca, w obawie o zdrowie swoich pracowników związanej z możliwością zarażenia koronawirusem, może dokonać pomiaru temperatury poszczególnym pracownikom?

NIE. Pracodawca nie może mierzyć temperatury pracownikom, może jednak poprosić pracownika o dokonanie takiego pomiaru by sprawdzić, czy pracownik nie ma objawów choroby COVID-19, wywołanej koronawirusem. Taki obowiązek może jednak nałożyć na pracodawcę inspektor sanitarny na podstawie art. 17 KoronawirusU i dodanego na jego podstawie art. 8a Ustawy z dnia 18 marca 1985 roku o Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

 

10. Czy pracodawca w czasie zamknięcia zakładu pracy w okresie zagrożenia koronawirusem pracodawca może wysłać pracownika na urlop bez jego zgody ?

TAK, ALE MUSI TO BYĆ URLOP ZALEGŁY. Przepis art. 168 Kodeksu pracy stanowi, że urlopu zaległego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przywołanym wyżej przepisie. W wyroku z dnia 24 stycznia 2005 roku, sygn. akt: I PK 124/05, Sąd Najwyższy stwierdził jednoznacznie, że pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop zaległy nawet bez jego zgody. Oznacza to, że pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu, np. w okresie zagrożenia koronawirusem (30 września to ostateczny termin wykorzystania zaległego urlopu). Pracodawca nie może bez uzgodnienia z pracownikiem wysłać go na urlop wypoczynkowy, do którego pracownik nabył prawo w 2020 roku ani na urlop bezpłatny.

Jeśli wśród powyższych zagadnień nie znaleźliście Państwo odpowiedzi na pytania, które Państwa dotyczą, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z Kancelarią.

 

 

Z poważaniem,

radca prawny Marta Sobczak

Marta Sobczak

Radca prawny działający w Łodzi. Specjalizuje się w sprawach z zakresu prawa rodzinnego i opiekuńczego, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, obsłudze podmiotów gospodarczych oraz zagadnieniach dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Posiada bogate doświadczenie procesowe w sprawach rozwodowych, pracowniczych i odszkodowawczych. 

Komentarze

Ostatnio na blogu